Hướng dẫn sử dụng
Các bước cụ thể để bắt đầu, cùng ví dụ thực tế về cách tính học phí, thu trước — thu sau và bù trừ buổi vắng phép.
Chỉ cần trình duyệt — không cần cài đặt. Làm lần lượt 8 bước dưới đây.
Chủ trung tâm đăng ký một tài khoản (vai trò Quản trị). Đây là tài khoản có toàn quyền: tạo lớp, quản lý học phí, thêm giáo viên.
Vào Cài đặt → nhập tên trung tâm, số điện thoại, địa chỉ và tải ảnh mã QR chuyển khoản. Mã QR này sẽ hiện dưới mỗi phiếu thu để phụ huynh quét.
Cài đặt → Thành viên: tạo tài khoản cho từng giáo viên. Giáo viên chỉ thấy lớp được gắn, chỉ điểm danh và quản lý học sinh — không xem được doanh thu, công nợ.
Đặt tên, chọn màu, lịch học (thứ + giờ), chọn ngày bắt đầu tính kỳ, chọn một trong ba cách tính học phí, và gán giáo viên phụ trách. Có thể đổi lịch sau này mà không ảnh hưởng buổi đã qua.
Trong lớp, thêm danh sách học sinh (tên, số điện thoại, ngày bắt đầu học, ghi chú). Học sinh nghỉ hẳn có thể chuyển sang trạng thái ngưng học để không tính học phí nữa.
Mặc định mọi học sinh là Có mặt. Chỉ cần chạm để đổi thành Vắng hoặc Có phép. Buổi nghỉ cả lớp thì đánh dấu huỷ buổi.
Tab Học phí hiển thị số cần thu của từng học sinh (đã trừ miễn giảm, cộng phụ phí). Bấm “đã thu”, rồi xuất phiếu thu để in hoặc tải gửi phụ huynh (có QR + lời cảm ơn).
Trang chủ tổng hợp doanh thu tháng, còn ai chưa đóng và tổng công nợ — biết ngay tình hình mà không cần cộng sổ tay.
Mỗi lớp chọn một cách tính khi tạo lớp. Hệ thống tự tổng hợp cần thu · đã thu · còn nợ cho từng học sinh.
Học phí cố định mỗi tháng, không phụ thuộc số buổi. Mỗi kỳ = 1 tháng, bắt đầu vào cùng ngày trong tháng kể từ ngày bắt đầu lớp — VD bắt đầu ngày 5: kỳ 5/9–4/10, rồi 5/10–4/11… Nếu bắt đầu vào ngày cuối tháng, hệ thống tự canh về đúng ngày (31/1 → 28/2 → 31/3).
Đóng trọn gói cho một số buổi định trước. Học hết số buổi thì tự chuyển sang gói (kỳ) tiếp theo. Phù hợp lớp luyện thi, khoá ngắn hạn.
Thu theo số buổi học sinh thực đi. Cuối kỳ tạo phiếu gộp các buổi, có thể kèm phụ phí (tài liệu, phòng…). Phù hợp lớp học sinh đi lẻ.
Miễn giảm & phụ phí: ở mọi cách tính, bạn có thể đặt miễn giảm (giảm tiền) hoặc phụ phí (cộng thêm) riêng cho từng học sinh, từng kỳ — số cần thu sẽ tự cập nhật.
Phần mềm không ép thời điểm thu — bạn bấm “đã thu” bất cứ lúc nào, tuỳ quy ước của trung tâm. Hai cách phổ biến:
Thu đủ ngay đầu tháng / đầu khoá, trước khi học. Dễ quản lý dòng tiền. Nếu học sinh vắng phép, dùng chế độ bù trừ sang kỳ sau để hoàn phần dư.
Học xong mới thu theo số buổi thực đi — hợp với cách tính “theo buổi”. Cuối tháng chốt số buổi, tạo phiếu và thu đúng phần đã học.
Việc thu diễn ra ở tab Học phí trong mỗi lớp. Thu nhầm hay cần biết ai còn nợ đều xử lý được ngay.
Mỗi học sinh hiện số cần thu (đã trừ miễn giảm, cộng phụ phí) kèm nút “đã thu”. Sau khi thu, xuất phiếu thu để in hoặc tải gửi phụ huynh — có mã QR chuyển khoản và lời cảm ơn.
Bấm “huỷ xác nhận đã thu” để đưa khoản đó về trạng thái chưa thu; doanh thu và công nợ tự tính lại.
Lớp tính theo buổi tạo phiếu thu riêng với trạng thái Chưa thu → Đã thu. Có thể gộp phụ phí (tài liệu, phòng…) vào cùng một phiếu.
Tab Công nợ trong lớp liệt kê học sinh còn thiếu và số tiền; Trang chủ có ô Công nợ tổng hợp toàn trung tâm để không sót ai.
Khi tạo lớp, ở mục xử lý buổi vắng có phép, bạn chọn một trong ba cách. Chỉ buổi Có phép mới được xét — buổi vắng không phép vẫn tính đủ.
Vắng phép vẫn tính đủ học phí. Đơn giản nhất, hợp với lớp thu theo tháng cố định.
Mỗi buổi vắng phép trừ một khoản cố định do bạn nhập, ngay trong kỳ đó.
Đầu kỳ thu đủ. Mỗi buổi vắng phép được quy thành tiền theo đơn giá = học phí ÷ số buổi thực tế của kỳ, rồi cộng dồn để bù vào kỳ sau. Không giới hạn số buổi bù; phần dư tiếp tục chuyển tiếp.
Phiếu thu kỳ 2 ghi rõ dòng “Bù kỳ trước” và liệt kê các buổi vắng phép của kỳ trước để phụ huynh đối chiếu.